Herunder kan læses beslutningsreferater fra bestyrelsens møder når de er godkendt. Alle møder afholdes i 2012 med følgende grund dagsorden som dog kan variere efter behov:

1. Godkendelse af sidste referat

2. Orientering fra Formanden og Varmemesteren

3. Evaluering af sidste arrangement

4. Planlægning af næste arrangement

5. Deltagelse i BKÅ arrangementer

6. Specielle emner

7. Eventuelt

Bestyrelsesreferat fra 02.05.12

1. Markvrandring

Bestyrelsen var på markvrandring og noterede følgende punter

Udvendig opfriskning af fælleshus - vask af udhæng samt plader over vinduer

Rensning af fælleshusets terasse med højtryksrenser

Bevoksning på højen reduceres - træer opstammes, tyndes, trimmes og vildskud fjernes

Naturtrætrin til højen ved 404a - sprøg Tonni

Der ønskes 3 - 4 Japanske kirsebærtræer langs stikanten overfor fælleshuset

De nye bænksæt bejses

Spuling af fliser ved cykelstativer med højtryksrenser

Nyt tørrestativ udfor Erik. Det gamle er defekt

Nye snore på tørrestativ i sydenden

Tjek af legeredskab foran Eva - virker usabilt. Er det forsvarlig og hvad kan evt gøres

Rensning af terasse og fliser omkring sandkassen i sydende med højtryksrenser

Hasselbusk fjernes permanent ved sydteressen

Gamle sten som bliver til overs lægges under tørrestativ ved petanquebanen

Skrænten trimmes evt på en arbejdsdag

Forskønnelse af sydenden. Interesse tilkendegivelse på forslag om plantekasser til beboere til afdelingmødet i september

2 Orientering

Der er leveret en buket blomster på vegne af afdelings beboere til Diamant brudeparret i 372A d. 03.05.12. Flaget var også hejst.

Der er rettet henvendelse til Aarhus kommune om at der vil blive dannet en grundejerforenning bestående af de omkringliggende afdelinger - ialt 8.

I lokalplan 239 står der, at med tiden skal områderne selv overtage vejvedligeholdelse og snerydning.

Hjelmagerparkens Betyrelse vil være repræsenteret i grundejerforeningen som ialt består af 368 lejligheder hvoraf vi tæller de 62.

Der indkaldes til stiftende generalforsamling 12 juni kl 20.00 i Almenbo

Tonni deltager i mødet

3. Afdelingsmødet til september

Mødet afholdes 03.09.12 kl 19 - 22 Spisning kl 18.30

Heidi og Eva ønsker genvalg

Lonnie ønsker genvalg som suppleant

Eventuelle forslag til afdelingsmødet skla indsendes senest 1 måned før.

4. Sommerfest

Ansvarlige Hj og Tonni

1 gæst samt Almenbo inviteres

Indbydelser uddeles inden næste møde. Til dette kommer hj og Tonni med forslag til arrangementet.

5. Næste møde

Tirsdag 12 juni kl 18.30

Referent Annette Hein

...............................................................................................................................................

Referat fra Bestyrelsesmøde 03.04.12

Ad1 Sidste referat godkendt

Ad2 Orientering:

Med hensyn til kobberkoncentrationen i vandet arbejdes der med et projekt for udskiftning af synlige rør i kælderen. Der henvises til boligkontoret for eventuelle spørgsmål.

Varmemesteren har ferie fra 04.04.12 og 3 uger frem. Afløser Birgitte.

Ad 3. Ingen evalueringer af arrangementer .

Ad 4. Næste arrangement. Oprydningsdag 07.04.12 kl 9.30.Detaljer er på plads.

Bestyrelsen skal tage kalendere med til næste møde for at koordinere datoer!

Ad 5. Ikke noget

Ad 6.Specielle emner.

Fælleshusudlejning:

Det blev besluttet at hæve udlejningsprisen for gæster udefra med 200 kr for en week end og med 100 for 1 dag.

Velkomst af nye beboere:

Til næste møde tænkes over ideer til hvordan bestyrelsen kan byde nye beboere velkommen

Næste bestyrelsesmøde: Onsdag 02.05.12 kl 19 til 21

På dette møde foretages markvrandring

Referent Annette Hein

 

..............................................................................................................................................

Referat fra Bestyrelsesmødet marts 2012

1.Referat fra sidste møde godkendt

2.Information.

Jette fra bestyrelsen Almenbo deltog i mødet for at drøfte evt samarbejdsmuligheder og for at få inspiration til møde afholdelse

Vogn til bordene i fællehuset er kommet og taget i brug

Anden del af flisebelægning på stien foran blokken starter snarest op

På grund af mistanke om for højt kobberindhold i vandet er der foretaget vandprøver i Hjelmagerparken og der ventes pt på svar

Hjelmagerparken vil muligvis i fremtiden få status som privatvej hvilket kommer til at betyde af vi sammen med de øvrige grundejerforeninger vil skulle stå for rydning af sne på vejen og fortovene samt for vedligeholdende af vejen . Der indkaldes til et møde derom i Bangsboparken 15 eller 21 marts. Hj vil evt  deltage i mødet.

3.Evaluering af fastelavn

Godt arrangement med højt fremmøde. Næste år vil Almenbo også blive inviteret med.

4.Ang hovedrengøring. Der foretages 1 hovedrengøring i februar måned samt 2 gange vinduespolering i løbet af året.Efter fastelavn, sommerfest, temafest og julefest gøres normalt rent.

5.De næste arrangementer:

Oprydningsdag lørdag 07.04 kl 10.00. Tonni står for indbydelse og koordinering af mad. Almenbo inviteres også med. Varmemesteren vil blive bedt om at rense terassen ved fælleshuset.

Sommerfest. Almenbo inviteres også med til denne fest.

Kommende bustur bliver 4 august og denne gang går turen nordpå mod Rold skov

6 Evt

Hj vil undersøge forsikringsforhold for indbo samt varer i fællehuset.

På næste bestyrelsesmøde ses på langtidsplanlægningen hvornår der er afsat penge til udvendig og indvendig maling af fælleshuset.

Annette laver ny bestyrelsesliste og sender den rundt

Kommende bestyrelsesmøde:

Tirsdag 03.04.12 19 til 21

Referat direkte på hjemmesiden:

Tirsdag 20 marst kl 17 vil Hj introducere Annette i hvordan referatet kan skrives direkte ind på hjemmesiden

Referent Annette Hein

---------------------------------------------

Referat fra bestyrelsesmødet 06.02.12

 

Ad 1 Sidste referat godkendt

 

Ad 3 Konstituering

 

Formand Hans Jørgen

Næstformand. Tonni

Kasserer Heidi

Følgende fortsætter opgaverne som:

Referent Annette

Ansvarlig for fælleshusudlejning Eva

 

Suppleanter rækkefølge:

Vibeke

Lonnie

Per

 

Ad 4 Referat fra beboermødet godkendt.

Ad 5

Planlagte datoer arrangementer:

 

Søndag 19.02.12 Fastelavn

Tirsdag 06.03.12. Næste bestyrelsesmøde

06/07.eller 08 april. Oprydningsdag. Endelig dato vedtages på mødet i marts

Søndag 10.06.12 Loppemarked

Lørdag 23.06 Sankt Hans/ Sommerfest

Lørdag 27.10.12 Temafest

Søndag 25.11.12 Juleklip

Lørdag 01.12.12 Julefest

 

Bytur for bestyrelsen. Forslag i pinsen. Besluttes endeligt til næste bestyrelsesmøde

 

Bestyrelsen vil bede Tonni og Rie om at udarbejde en årsplan for hovedrengøringen såfremt den fordeles udover året,  således at det fremgår at efter Temafesten rengøres normalt samt hvilken del af hovedrengøring der også rengøres efter pågældende fest osv.

Det blev besluttet at der skal indlægges 2 gange vinduespolering i års rengøringen

 

 

Referent Annette Hein

----------------------------------------

Referat fra bestyrelsesmødet 03.01.12

 

Fremmødte:

Eva, Heidi, Annette og Lonnie

Referent : Annette

 

1.Beboermødet 24.01.12

 

Der bestilles Bøf Stroganoff, kartoffelmos samt rødbeder hos Superbest som sidste år.

Annette koordinerer med Hans Jørgen efter sidste tilmelding 10 jan om bestillingen af maden

 

Der skal købes sodavand til aftenen samt evt servietter, mælk til kaffen. Tjek om der er the.

Øl er der nok af og de skal drikkes ellers bliver de for gamle

 

Der serveres 1 øl eller vand til maden. Derudover kaffe og the

 

Betyrelsen og suppleanter mødes kl 18.00 for at dække bord , lave kaffe the og hente mad – Det blev besluttet at Tonni og Hans Jørgen sørger for at hente maden.

 

Kandidater som ønsker at opstille eller genopstille præsenterer sig selv

 

2. Fælleshus udlejning til bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

Eva tjekker ikke rengøringen – det burde være i orden efter os selv!

Hvis vi låner diverse ting i fælleshuset vil Eva gerne lige have en sms derom så hun ikke tror det mangler.

 

Varmemester, nørklehold og gymhold skal have besked om at rydde op efter sig selv- herunder også tømme opvaskemaskinen og ikke efterlade gulvet med snavs på.

 

Der er et ønske om at listen på hjemmesiden over udlejninger opdateres oftere, da Eva tit må meddele interesserede, at det er udlejet selvom det ikke er opgivet på hjemmesiden

 

3. Fastelavn søndag 19 feb.

Ansvarlig: Annette og Lonnie

!500 sat af dertil

Heidi laver indbydelser som sendes ud senest 23 januar

 

4. Regnskabet.

Heidi har afsluttet det.

Tonni og Hans Jørgen skal skrive under

Spørgsmål som tages op til næste møde. Budgetønsker til regnskabsår 2012??? Kan det lade sig gøre ?

 

5. Kamera

Udlån af kamera til herboende som lejer fælleshuset.

Regler derom. Næste møde

Forsikring. Hvad er gældende til udlånt kamera og generelt når fælleshuset lejes.

 

6. Næste møde

 

Aftalt til tirsdag 07.02.12 kl 19.00

Referat Bestyrelsesmøde 07.09.11

Ad 3 Deltagere på foreningskonference 17 sept Hj og Heidi Hj kører

Ad 4 Deltagere på repræsentantskabsmøde 22 sept Hj og Heidi Hj kører

Ad 5 Temafest A la Hollywood lørdag d. 29.10.11. Ansvarlige Heidi, Lonnie og Vibeke. Annette lægger gerne bil til indkøb og er behjælpelig dermed.

Ad 6 Der er meget dårligt udsyn når der køres ud fra Hjelmagerparken  - specielt til højre hvor det næsten er umuligt at se cykellister. Tonni vil bede Toni om at klippe buskene til samt træet som også skygger for udsyn.

Det eret ønske at få skiltet over hjelmagerparken flyttet hen under lampen, så det lettere kan ses.

Et andet ønske er i hver ende af Hjelmagerparken at få opsat en ” hømmer”

Krukker til cigaretskod opsættes i gennemgangene. Tonni undersøger mulighederne

Det var også et ønske at der til næste år budgetteres med indkøb af 2 stk kuglegrill til fælleshuset.

Til næste møde husk kalender. Bestyrelsen aftaler her arbejdsdag.

Alle i bestyrelsen skal have adgang til bestyrelsesrum samt værksted og haveredskabsrum. Vi skal selv få det ordnet med Toni.

Referent Annette 388b

---------------------------------

Bestyrelsesmøde juni 2011

Orientering :

Placering af cykelstativer

Fliser lagt i bed foran fælleshuset – holder til juletræ sættes i.

Følgende blev aftalt til mødet:

Heidi  ser på priser på støvsugere til næste møde med henblik på køb af ny til fælleshuset

Budget tjekkes for indkøb af yderligere borde til fælleshuset. Toni skal have besked af Heidi om antal når budget er tjekket så han kan hente dem når han kommer fra ferie.

Næste år 2012 kombineres have og rapokonkurrence i forbindelse med sommerfesten .

Fælleshusfolder gennemgås  folder for udlejning af fælleshus og der indskrives i den at rygning efter 23.00 kun er tilladt på terassen – af hensyn til støj.

Inventarliste gennemgås til August mødet.

Diverse aftaler om sommerfesten blev indgået. Hvem gør hvad.

Referent Annette 388b

------------------------------

Referat Bestyrelsesmøde maj 2011

 

Ad 2 Orientering:

Beplantningen i den nordlige ende har hold sig indenfor beløbsrammen.

Sammenklappelige borde står klar til afhentning i Metro – 6stk – er økonomisk bevilget.

Heidi deltager i formandskonferencen sammen med Hj

Ad 3 Foto samt loppemarked:

Fotoudstyr testes af Hj 3 og 4 juni. Tilmelding på loppemarkeds seddel. Heidi laver tilmeldingen. Lommemarkedet er 5 juni.

Ad 4 Sommerfesten

1 gæst i alt pr husstand

Ansvarlig Eva. Hjælpe ansvarlig Annette. Heidi laver tilmelding samt musik til aftenen. Underholdningsansvarlig Tonni.

Børn velkommen til 22.00. Efter 22.00 er aldersgrænsen 16.

De tilmeldte kommer selv med ret til fælles buffet.

Afdelinger sørger for brød/ flutes og smør

Afdelingen giver øl, vand , pærercider og vin til maden.

Baren er åben mellen 20 og 24. Kun bestyrelsen i baren. Annette laver barvagter klar.

Ad6

Diverse:

Peters nøglebrik spærres til tørrerummet

Bustur 3 september. Hærvejen/Tyskland.Rie og Tonni laver f.eks buffet som kan spises ved Store Binde…….

Lindholmparken inviteres med

Eva får anden mobil til fælleshus booking tlf.

Erik stiller forslag om madklub for mænd

Eva stiller forslag om have/altan konkurrence. Punktet kommer på igen næste møde

Referent Annette

-------

Referat af bestyrelsesmøde januar 2010

Afdelingsmødet jan 2011:

Spisning 18.30. Annette og Tonni samt Hj kommer 17.30. Mad bestilles og hentes ved Carlsen. Kartoffelmos og Bøf Stroganoff. Hj bestiller.

Beløb afsat til mødet er 2700,-

Der serveres 1 øl pr person og ellers kaffe og the.

Heidi genopstiller

Vibeke genopstiller

Der kan sendes kommentarer til beretningen til Hj

Bowling: Lørdag 12 marts

Spisning Bestyrelsen : Fredag 01.04.11. Datoen vedtages endeligt til Feb mødet. Plan for aftenen udarbejdes J

Februar mødet: Indkøb til fælleshuset. Liste udarbejdes til indkøb i Ikea. Forslag medbringes. Nuværende forslag er bla andet vaser, stegetermometer.

 

Rengøring: Der afregnes efter hvert arrangement

Mail: Tonni har fået ny mail:

Referent: Annette Hein

Referat fra bestyrelsesmødet 1/12/10

Referat godkendt

• Info.

Referater skal fremover lægges på den nye Vesterbo hjemmeside. Annette skal lige have vist hvordan af Hjk først. Hvis man er interesseret i at komme ind og se den nye hjemmeside kan der trykkes på Vesterbo`s logo på Hjelmagerparkens hjemmeside

Afdelingsmøde bliver onsdag d. 19 jan kl 18.30.

Spisning 18.30

Mødet starter 19.00

• Budgettet for temafesten er overholdt
• Vi har haft budgetkontrol og alt findes i orden.
• Vedrørende budget 01.05.11 – 30.04.12. Vores ønsker er alle indlagt i budgettet - er betragtet som relevante og fornuftige. Ønsker i forhold til langtidsplanlægningen er også godkendt.
• Næste møde 05.01.11. kl 19.00. Husk kalender. Vi skal beslutte hvornår vi kridter skoene, finder det gode humør frem, tager på bytur og lader de århusianske byboerne undre sig over hvem vi mon er J

Referent Annette Hein

Referat Bestyrelsesmøde 29.09.10

1. Information.

• Info. Byggeskadefonden under B1 har været og inspicere mur skader med henblik på evt. erstatningssag på byggesjusk
• Tidsplanen i forhold til tag og terrassedøre overholdes
• Toni er valgt til fællestillidsmand for alle varmemestre
• Suge og fejeanlæg er kommet til fejemaskinen er er sat i spil
• Afd 20 er valgt til årets afdeling 2010. Det bliver markeret til country festen med servering af champagne.
• Hjelmagerparken er kommet på Vesterbo´s hjemmeside www.vesterbo.org

2. Julefest. Datoen er flyttet til 11 dec. 2010

3. Budget 01.05.11 til 30.04.12. Forslag til budget til fællesarrangementer er lavet og driftsbudgettet er behandlet og forslag indsendes til Vesterbo inden 11.10.10

4. Næste møde. Onsdag d.03.11.10

Punkter som forsat mangler at blive behandlet er færdiggørelse af ny  Gril, indkøb i Ikea. Status på spilleaftener. Krukker med sand til cigaret skod. Ønsker fra debatmødet

Referent Annette Hein

Referat fra bestyrelsesmøde 01.09.10

1. referat fra sidste møde godkendt

2. Info. I forhold til udskiftning af terrassedøre og tag holder tidsplanen pt. Dog mangler blikkenslageren at melde sin ankomst og derfor er fælleshuset ikke planmæssigt færdigt.

3. Evaluering af sommerfest. Budget stort set overholdt. Rie spørges om hun kunne være interesseret i fremover at gøre rent i fælleshuset efter egne fester. Det blev besluttet at der skal foretages en hovedrengøring i fælleshuset efter  temafesten.

4. Børnedisco ændres denne gang til temaarrangement. Lonnie og Annette finder dato og snakker sammen. Voksentemafesten . Til denne fest blev det besluttet at der kan inviteres 1 gæst med samt kæreste.

5. Fælleshuset: Der er indgået klager over for dårlig rengøring efter udlejninger. Der udarbejdes en procedure for udlejning samt tjek af fælleshuset samt kriterier for standarden af rengøring ved aflevering efter udlejning. Der indkøbes taletidskort til telefon som kun bruges i forbindelse med træffetid for kontaktperson i forbindelse med udlejninger

6. Tonni blev valgt som næstformand. Posten indebærer at Tonni træder i stedet for formanden til konferencer, repræsentantskabs møder og Sos møder ved dennes fravær.

7. Inden 9 sept skal Hans Jørgen have tilmeldinger til repræsentantskabsmøde 23.09.10

8. Eva vil gerne sy nye gardiner til fælleshuset. Hans Jørgen skriver på hjemmesiden at det er en mulighed at få hejst flaget på mærkedage

9. Diverse hængepartier bringes  som punkt til næste møde. Grillen, Indkøb i Ikea. Status spilleaftener. krukker med sand til cigaretskod. Ønsker fra debat mødet

10. Markvandring 15 sept kl 17.00. Afbud Toni

Referent Annette Hein.