God ledelse

Åbenhed er i den forbindelse helt centralt, og vi ønsker her særligt at fremhæve følgende økonomiske procedurer. De er uddybende beskrevet i detaljerede forretningsgange, som vi evaluerer og opdaterer hvert år.

• Bestyrelsens vederlag følger den lovbestemte grænse herfor. Bestyrelsens medlemmer modtager ikke vederlag for byggesager.
• Bestyrelsesmedlemmernes andre tillidshverv og evt. honorar herfor vil fremgå af årsberetningen.
• Udlæg til rimelige udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet refunderes efter bilag suppleret med udlæggets formål - ved en flertrins godkendelsesprocedure.
• Vi sponsorer ikke og reklamerer ikke for tredjepart.
• Vi takker nej til leverandørgaver og deltager kun i leverandørarrangementer med klart fagligt indhold.
• Vi har valgt, at vi ikke søger repræsentation i i forbrugervalg til vandselskaber.
• Vi følger og justerer løbende nedenstående forretningsorden for organisationsbestyrelsen. Og nye medlemmer i bestyrelsen gennemgår et grundigt introduktionsforløb til bestyrelsesarbejdet, ligesom der udarbejdes en uddannelsesplan for alle medlemmer. 
  
  

VIRKSOMHEDSKODEKS
Organisationsbestyrelsen har på sit møde den 6. november 2014 vedtaget følgende virksomhedskodeks for Boligkontoret Århus.

Virksomhedskodekset skal fungere som et sæt grundlæggende spilleregler for, hvorledes Boligkontoret Århus driver sin virksomhed. Det er således relativt uafhængigt af den branche, vi opererer i, men udtrykker nogle grundlæggende opfattelser af, hvordan Boligkontoret Århus mener, vi bør optræde.                     

Virksomhedskodekset tager sit udgangspunkt i Boligkontoret Århus’ værdier om at være social, kompetent, demokratisk, attraktiv og fremtidsorienteret. Boligkontoret Århus vil være en ansvarlig virksomhed og ønsker at påvirke sine omgivelser i samme retning.

Virksomhedskodekset omfatter følgende principper:

Miljø- og ressourcebevidsthed
Boligkontoret Århus har som mål både for sine egne og vores leverandørers - og disses underleverandørers - aktiviteter, at de belaster miljø og ressourcer så lidt som muligt. Det skal bl.a. ske ved inden for de enkelte brancher at overholde lovmæssige krav, fagspecifikke certificeringer m.m.

Social ansvarlighed
Boligkontoret Århus ønsker at sikre ordnede arbejdsforhold og at bidrage til, at de i øvrigt vinder frem på arbejdsmarkedet. Det betyder, at vi både for egne og vores leverandørers - og disses underleverandørers -arbejdspladser stiller krav om: 

• Løn- og arbejdsforhold gennem tiltrædelse og efterlevelse af overenskomster
• Efterlevelse af ILO-konventioner, regler om bekæmpelse af svig og sort arbejde m.m.
• Aktivt ansvar for etablering af uddannelsespladser

Respekt og dialog
Boligkontoret Århus behandler vores kunder, leverandører og øvrige samarbejdspartnere med respekt og tror på dialog, inddragelse og samarbejde.

Attraktiv arbejdsplads
Boligkontoret Århus ønsker at være en attraktiv arbejdsplads gennem dialog med og inddragelse af medarbejderne, gode og ordnede arbejdsforhold, godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø samt god ledelse.

Innovation
Boligkontoret Århus ønsker at påvirke andre boligorganisationer og bidrage til innovationen i sin branche, således at der udvikles bæredygtige og fremtidssikrede løsninger. Boligkontoret Århus ønsker gennem sine aktiviteter at underbygge billedet af, at almene boligorganisationer kan være innovative, fremtidsorienterede og spille en vigtig samfundsmæssig rolle.

FORRETNINGSORDEN FOR ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Kap. 1: Indledning

§ 1 Generelt
Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og vir-ker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes bestyrelsens arbejde bør organiseres.

Stk. 2. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres, jf. § 18. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af bestyrelsen og kræver ikke øvrig godkendelse for at være gældende.

Kap. 2: Organisationsbestyrelsens beføjelser

§ 2 Ansvar
Bestyrelsen forestår den overordnede ledelse af Boligkontoret Århus og er ansvarlig for driften, herunder udlejning, budgetlægning, lejefastsættelse og administration. Den udøver de beføjelser og varetager de plig-ter, der tillægges boligorganisationen og bestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne.

Stk. 2. Bestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem bestyrelse og direktør og fastsætter direktørens stillingsbeskrivelse.

Stk. 3. Bestyrelsen vurderer med passende mellemrum, om Boligkontoret Århus’ daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning.

Stk. 4. Bestyrelsen fører tilsyn med direktørens ledelse af Boligkontoret Århus’ virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og selskabets vedtægter.

Stk. 5. Bestyrelsen ansætter og afskediger direktøren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af direktøren. Bestyrelsen orienteres forudgående om ansættelser og afskedigelser af ledende medarbejdere.

§ 3 Prokura m.m.
Boligkontoret Århus tegnes af den samlede bestyrelse eller af 2 bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med direktøren.

Stk. 2. Bestyrelsens formand og direktøren repræsenterer Boligkontoret Århus over for offentligheden medmindre bestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning.

§ 4 Køb, salg og pantsætning
Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det fremgår af § 12, stk. 4 i Boligkontoret Århus’ vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter, jf. dog den delegerings- og fuldmagtsplan, der blev vedtaget af organisationsbestyrelsen den 3. december 2015.

Kap. 3 Organisationsbestyrelsesmøder

§ 5 Konstituerende møde
Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde efter valg har fundet sted på det årlige repræsentantskabsmøde. Dette møde afholdes så vidt muligt umiddelbart efter og senest 14 dage efter repræsentantskabsmødet. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang. På det konstituerende møde udpeger bestyrelsen en næstformand samt et medlem af sin midte, der frem til det følgende, ordinære bestyrelsesmøde udgør forretningsudvalget sammen med formand og næstformand.

Stk.2. På det førstkommende ordinære møde efter repræsentantskabsmødet nedsættergennemfører organisationsbestyrelsen følgende udvalgkonstitueringer:

• Næstformand
• Forretningsudvalg ved frem til næste konstituerende møde at udpege det tredje medlem til forretningsudvalget
• Byggeudvalg, såfremt dette måtte være aktuelt
• Øvrige konstitueringer, herunder ift. BL og AARHUSbolig, såfremt det er påkrævet ift. disse foras valgperioder

Stk. 3. Ledelsen af bestyrelsens møder varetages af forretningsudvalgets medlemmer i overensstemmelse med det gældende adfærdskodeks for Boligkontoret Århus.

Stk. 4. Forretningsudvalget består af formand, næstformand samt et bestyrelsesmedlem. Forretningsudvalget varetager planlægning af bestyrelsesmøderne, økonomiopfølgning samt spørgsmål af presserende karakter. Bestyrelsens øvrige medlemmer kan på skift deltage som observatør på forretningsudvalgets møder.

Stk. 5. Der nedsættes ét byggeudvalg pr. nybyggeri. Der udbetales ikke særskilt vederlag for byggeudvalgets arbejde.

§ 6 Bestyrelsesmøder
Møderne indkaldes af formanden eller af direktøren efter bemyndigelse fra formanden. Administrationen stiller sekretærbistand til rådighed i nødvendigt omfang.

Stk. 2. Bestyrelsen holder ordinære møder på følgende tidspunkter, jf. årshjulet:

• Konstituerende møde ifbm. ordinært repræsentantskabsmøde
• Første halvdel af juni sammen med bestyrelsesseminar
• Medio august (uge 33)
• Ultimo september (sidste torsdag i måneden)
• Primo november
• Primo december
• Primo januar
• Primo februar (gennemføres i det omfang der er indhold der retfærdiggør det)
• Første halvdel af marts
• Ultimo april

Og ellers så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis direktøren, to medlemmer af bestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det.

Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst én uge, og indkaldes så vidt muligt med angivelse af mødedato, -tidspunkt og -sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter gøres dagsorden tilgængelig for bestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Bestyrelsen adviseres via mail når indkaldelsen er tilgængelig. Yderligere punkter kan ikke optages ved mødets start medmindre et flertal i bestyrelsen godkender det.

Stk. 4. Direktøren deltager i bestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at direktøren ikke skal overvære bestyrelsesmødet eller dele af dette.

Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i bestyrelsens møder.

Stk. 6. Punkterne på dagsordenen struktureres efter strategiske punkter, beslutningspunkter og orienteringspunkter og mærkes (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Der skal så vidt muligt foreligge bilag og indstillinger til alle beslutningspunkter.

Stk. 7. På møderne i februar/marts, maj, august og november gennemgår bestyrelsen foreløbigt kvartalsregnskab ift. budget for det afsluttede kvartal.

§ 7 Beslutningsdygtighed
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden.

§ 8 Afstemning
Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende.

§ 9 Direktørens rolle
På bestyrelsesmøder orienterer direktøren om selskabets virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for Boligkontoret Århus. Direktøren frem-lægger kvartalsvis regnskabsoversigt.

§ 10 Seminar
Bestyrelsen samles hvert år i andet halvår til et seminar. Her drøftes overordnede problemstillinger og emner opsamlet siden sidste seminar. Formålet hermed er at sikre tilstrækkelig tid til debat for fastlæggelse af bestyrelsens stilling til emnerne. 1. og 2. suppleant inviteres, samt 3. suppleant hvis der kun er valgt tre suppleanter. Derudover kan der efter behov løbende holdes seminarer fx med fokus på bestyrelsens interne samarbejde.

§ 11 Forhandlingsprotokollen
Over forhandlingerne i bestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på bestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives bestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Ved hvert punkts afslutning oplæser referenten, hvad denne har refereret. Det fulde referat stilles til rådighed for revision og tilsynet.

Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af bestyrelsen eller direktøren ikke er enig i en beslutning, som bestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen.

Stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne skal senest 1 uge efter mødet have tilsendt referatet i udkast. Indsigelser mod referatet skal fremsættes senest 1 uge efter referatet er udsendt. Herefter er det godkendt og lægges på hjemmesiden.

§ 12 Inhabilitet
Et bestyrelsesmedlem eller direktøren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem selskabet og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem selskabet og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod Boligkontoret Århus. Bestyrelsesmedlemmer deltager heller ikke i afgørelsen af spørgsmål, der specifikt og særskilt vedrører den afdeling, hvori de er bosiddende, herunder spørgsmål om tilskud hertil.

Stk. 2. Bestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning.

Stk. 3 Alle nyvalgte medlemmer af organisationsbestyrelsen skal ved indtræden underskrive en habilitetserklæring.

Stk. 4 Bestyrelsens medlemmer takker nej til leverandørgaver og deltager kun i leverandørarrangementer med klart fagligt indhold.

§ 13 Årsregnskab og budget
Bestyrelsen gennemgår det af direktøren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige bestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling.

Stk. 2. Efter bestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af øverste myndighed (repræsentantskabet).

Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden.

Stk. 4. Bestyrelsen gennemgår og godkender det af direktøren forelagte udkast til budget, forud for budgetårets start. Efter bestyrelsens godken-delse fremsendes budgettet til orientering for repræsentantskabet.

§ 14 Revisor
Bestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet om godkendelse af revisor. Revisor kan deltage i bestyrelsens møder.

§ 15 Revisions-protokol
Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle bestyrelsesmøder, såfremt der er sket ændringer siden sidste møde. Tilføjelser eller ændringer siden sidste bestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi direkte fra revisor til samtlige bestyrelsesmedlemmer, som ved deres digitale underskrift af det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed.

§ 16 Tavshedspligt
Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personoplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institu-tioner har særlige interesser.

Stk. 2. Tavshedspligten omfatter også direktør og andre, der deltager i bestyrelsesmøderne.

Stk. 3. Bestyrelsens beslutninger kan refereres, medmindre bestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt.

§ 17 Suppleanter
Administrationen indkalder suppleanter til bestyrelsens møder, når et bestyrelsesmedlem melder midlertidigt eller længevarende forfald, såfremt dette kendes frem til dagen før mødets afholdelse.

Kap. 4 Bestyrelsens arbejdsform

§ 18 Bestyrelsens arbejdsform
Forudsætningen for godt og effektivt bestyrelsesarbejde er bl.a., at der er klarhed om, hvad der kan besluttes og hvilke konsekvenser en given beslutning får – såvel juridisk og demokratisk som økonomisk, administrativt, kommunikationsmæssigt, miljømæssigt osv.

Det betyder, at bestyrelsen kan bruge sin tid og opmærksomhed på det væsentligste, nemlig holdningsmæssige og strategiske spørgsmål.

Det forudsætter dels fra administrationen, at der foreligger indstillinger med relevant baggrundsinformation og meningsfulde alternativer til hvert punkt, at formålet med hvert punkt er klart, og at der følges systematisk op.

Men det stiller også krav til, at bestyrelsens medlemmer benytter disse oplæg til at forberede sig til mødet, accepterer lidt sagsbehandlingstid inden ikke-hastende spørgsmål behandles i bestyrelsen – og at der i øvrigt er en klar arbejdsdeling, hvor bestyrelsen har ansvaret for politik og strategi og administrationen tager sig af administration og implementering, jf. God almen ledelse.

I den forbindelse underskriver alle nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter digitalt såvel Samtykkeerklæring organisationsbestyrelsen vedr. håndtering af personoplysninger som Habilitetserklæring organisationsbestyrelsen.

§ 19 Bestyrelsens håndtering af henvendelser
Bestyrelsen behandler kun spørgsmål, der har klart strategisk eller principielt sigte, eller som ingen anden i organisationen kan behandle. For alle andre spørgsmål er det målet, at bestyrelsen vedtager målsætninger, forretningsgange og politikker, som gør det muligt for administrationen eller evt. kontaktpersonerne til de enkelte afdelinger at varetage opgaven.

1. Henvendelser fra beboere og afdelingsbestyrelser om konkrete problemstillinger i relation til driften osv.: Henvises eller videresendes til inspektør, subsidiært driftschef eller direktør.
2. Henvendelser fra beboere og afdelingsbestyrelser om økonomisk støtte: Henvises eller videresendes til direktør.
3. Klager over beboere: Henvises eller videresendes til juridisk konsulent subsidiært direktør.
4. Klager over medarbejdere: Henvises eller videresendes til inspektør, subsidiært driftschef eller direktør.
5. Klager over direktøren, herunder over direktørens behandling af personaleklager: Videresendes til forretningsudvalget, der vurderer, om formanden umiddelbart kan besvare klagen, eller om den skal dagsordenssættes i organisationsbestyrelsen og behandles på baggrund af en indstilling. Klagen sagsbehandles af forretningsudvalget uden direktørens medvirken. Denne kan dog bidrage til sagens opklaring på forespørgsel fra forretningsudvalget.
6. Henvendelser om politiske eller beboerdemokratiske problemstillinger: Henvises til afdelingens kontaktperson i organisationsbe-styrelsen, der i samråd med forretningsudvalget vurderer, om der allerede foreligger klare beslutninger på området, eller om sagen skal dagsordenssættes i organisationsbestyrelsen og behandles på baggrund af en indstilling.
7. Henvendelser fra pressen håndteres af direktør og formand.
8. Henvendelser fra andre organisationer håndteres i første om-gang i administrationen. Har de politisk karakter, vurderer for-manden, om der foreligger et grundlag at besvare dem på, og dagsordenssætter det i modsat fald på et bestyrelsesmøde til af-klaring i samråd med forretningsudvalget.

Konstaterer administrationen efter behandling af henvendelser under pkt. 1-4 ovenfor, at henvendelsen indeholder

• a) principielle eller politiske aspekter
• b) uklare eller manglende politikker eller forretningsgange eller
• c) andre forhold, der fordrer organisationsbestyrelsens beslutning,

vurderer forretningsudvalget, om der allerede foreligger klare beslutninger på området, eller om sagen skal dagsordenssættes i organisations-bestyrelsen og behandles på baggrund af en indstilling.

Da det sjældent står klart, om andre bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere eller andre har modtaget henvendelsen, bør det enkelte bestyrelsesmedlem ikke som udgangspunkt indgå i dialog om det substantielle indhold, før de ovenstående punkter er afklaret.

Ved hastende fx driftsmæssige problemstillinger, som ikke kan håndteres af vagtordningen, kan bestyrelsesmedlemmet kontakte driftschef eller direktør, som kan tage hånd om sagen.

Organisationsbestyrelsens medlemmer skal kun håndtere henvendelser rettet direkte til dem via deres bk-aarhus.dk-mailadresse eller pr. telefon eller brev. Henvendelser pr. SMS, sociale medier e.l. forpligter ikke or-ganisationsbestyrelsen til svar.

§ 20 Politik for studieture Organisationsbestyrelsen arrangerer og deltager alene i studieture med et klart fagligt sigte, hvor det er bestyrelsen, der har brug for den viden, studieturen vil bibringe, og hvor den direkte kan relateres til et projekt eller en problemstilling i boligorganisationen.
Organisationsbestyrelsen og dens medlemmer deltager ikke i studieture eller andre arrangementer betalt af leverandører. Undtaget herfor er receptioner, mindre arrangementer hvortil en bred kreds af boligorganisationer er inviteret eller lignende osv. Deltager organisationsbestyrelsen eller dens medlemmer i sådanne arrangementer, noteres det i referatet af det førstkommende bestyrelsesmøde.
Organisationsbestyrelsen deltager ikke i arrangementer, hvor der som modydelse for deltagelsen forventes en implicit eller eksplicit modydelse fra boligorganisationen.
Deltager organisationsbestyrelsens ægtefæller eller andre ledsagere i en studietur betalt af boligorganisationen, sker dette for egen regning.

Kap. 5 Ændring af forretningsordenen

§ 21 Ændringer i forretningsordenen

Ændringer i denne forretningsorden kan foretages med det i § 8 angivne stemmeflertal. Ændringer træder i kraft dagen efter bestyrelsens vedta-gelse.

Kap. 6 Ikrafttræden

§ 22 Ikrafttræden

Denne forretningsorden træder i kraft ved bestyrelsens vedtagelse.